PMO là gì và PMO có nghĩa là gì

Bây giờ bạn biết thêm về PMO trong quản lý dự án và cách bạn có thể sử dụng nó để cải thiện hiệu suất dự án. Ngoài ra, bạn có kiến ​​thức tốt hơn về tầm quan trọng của PMO trong mọi tổ chức và điều gì tạo nên một PMO hiệu quả.

PMO là gì? (Hướng dẫn & Infographic)

Các văn phòng quản lý dự án ngày càng trở nên phổ biến trong thập kỷ qua, với số lượng PMO trong các công ty tiếp tục tăng, theo Khảo sát quản lý dự án năm 2020, Vương quốc Anh: Wellingtone PPM.

Nhưng vai trò của PMO là gì và mục đích của nó là gì trong quản lý dự án và kinh doanh? Bài viết này đi sâu vào khái niệm của Văn phòng Quản lý Dự án (PMO), cung cấp sự hiểu biết sâu sắc hơn về cách PMO có thể hợp lý hóa các quy trình quản lý dự án, sắp xếp các dự án với các mục tiêu kinh doanh và cuối cùng thúc đẩy thành công của tổ chức.

Để tối đa hóa tiềm năng của PMO của bạn, hãy xem xét triển khai giải pháp văn phòng quản lý dự án toàn diện của Wrike, cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ được thiết kế để nâng cao hiệu suất PMO của bạn và cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm dự án.

PMO có nghĩa là gì?

PMO (Văn phòng quản lý dự án) là một nhóm nội bộ hoặc bên ngoài xác định và duy trì các tiêu chuẩn quản lý dự án trên toàn tổ chức. PMO chịu trách nhiệm duy trì các thực tiễn tốt nhất và ghi lại tình trạng và chiến lược dự án ở một nơi.

Văn phòng quản lý dự án là người giữ tài liệu, hướng dẫn và số liệu để thực hiện dự án, đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng hạn và trong ngân sách.

Vai trò và trách nhiệm PMO

Một công ty nhỏ có thể có thể cạo đi mà không cần có một văn phòng quản lý dự án. Nhưng nếu tổ chức của bạn có nhiều dự án đa chức năng hoạt động đồng thời, thì có một PMO chắc chắn sẽ nằm trong danh sách ưu tiên của bạn.

Tùy thuộc vào quy mô và phạm vi của các dự án, một văn phòng quản lý dự án thành công sẽ là sự pha trộn lý tưởng giữa con người, công cụ và quy trình.

Dưới đây là một số trách nhiệm của PMO:

• Chọn các dự án phù hợp: Một PMO thường chịu trách nhiệm chọn sự pha trộn phù hợp của các dự án cho tổ chức. Các dự án này nên phù hợp với các mục tiêu tổ chức rộng hơn. Điều này liên quan đến việc tạo ra các chính sách, quy trình và quy trình công việc để xác định và quản lý tất cả các dự án.
• Quản lý dự án vô địch: Đó là vai trò của PMO để giữ cho nhân viên được cập nhật với giao tiếp và đào tạo thường xuyên. Điều này bao gồm duy trì văn hóa dự án được chia sẻ, kỹ thuật làm việc thống nhất và xác định các số liệu dự án và KPI.
• Thực hiện quản lý tài nguyên hiệu quả: Một PMO nên xác định vai trò và trách nhiệm và quản lý các ưu tiên dựa trên ngân sách và thời gian. Họ cũng sẽ đào tạo và huấn luyện nhân viên để đảm bảo quản lý dự án xảy ra một cách hợp lý và thống nhất trong toàn bộ tổ chức.
• Huy động các công cụ dự án: PMOS giám tuyển các công cụ, mẫu và phần mềm quản lý công việc để tạo ra một kho lưu trữ dữ liệu dự án đáng tin cậy dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn.

Sự khác biệt giữa PMO và người quản lý dự án là gì?

Mặc dù chúng có liên quan về chức năng, một người quản lý dự án và PMO khác nhau. Trong khi một người quản lý dự án là một cá nhân chăm sóc một dự án cụ thể từ đầu đến cuối, một PMO là một nhóm các chuyên gia làm việc ở cấp độ tổ chức.

Một nhiệm vụ của người quản lý dự án bao gồm xác định các mục tiêu dự án, thu thập dữ liệu, lập kế hoạch nhiệm vụ và quản lý chi phí, ngân sách và tài nguyên của dự án.

PMO có phạm vi và triển khai lớn hơn. Đây là một nhóm đa ngành về CNTT, lập kế hoạch, tài chính, quản lý rủi ro và các chuyên gia cung cấp lại, các chuyên gia hợp tác để đảm bảo rằng tất cả các dự án tổ chức được cung cấp với chất lượng cao và đạt được kết quả xác định của họ. Điều này đạt được bằng cách vạch ra các mục tiêu dự án và xác định các quy trình, quy trình công việc, phương pháp, ràng buộc tài nguyên và phạm vi dự án.

Ai cần một văn phòng quản lý dự án?

Không phải mọi công ty đều có PMO, mọi công ty cũng không cần một. Tuy nhiên, các văn phòng quản lý dự án có lợi nếu số lượng dự án đang phát triển trong một tổ chức. Nguy cơ thất bại tăng lên khi các nguồn lực được kéo dài và các ưu tiên cạnh tranh phát sinh.

Một PMO đóng vai trò của một nhạc trưởng, hiểu làm thế nào mỗi dự án được đề xuất phù hợp với chiến lược kinh doanh rộng lớn hơn. Nó giúp đảm bảo các nguồn lực được phân bổ thích hợp để giảm thiểu sự thất bại của dự án.

Bạn có thể cần một văn phòng quản lý dự án nếu:

• Các dự án liên tục kết thúc muộn hơn dự kiến ​​hoặc quá ngân sách
• Các dự án không được liên kết chính xác với các mục tiêu kinh doanh
• Các bên liên quan của bạn không có khả năng hiển thị trong tiến trình dự án
• Bạn không có quy trình tiêu chuẩn hóa để bắt đầu và thực hiện các dự án
• Bạn không thể theo dõi chính xác thành công của dự án

PMOS phổ biến như thế nào?

Văn phòng quản lý dự án đang ngày càng trở nên phổ biến cho các tổ chức thuộc mọi quy mô. Năm 2000, chỉ có 47% tổ chức có PMO. Năm 2020, 89% báo cáo có PMO (với 50% có nhiều hơn một).

Đối với các công ty có doanh thu trên 1 tỷ đô la, con số đó tăng lên 95%. Chỉ 9.9% các công ty tuyên bố rằng họ hoàn toàn không có văn phòng quản lý dự án.

Ai nhân viên PMO?

Nhân viên PMO là những chuyên gia có kinh nghiệm cao, trung bình ít nhất 10 năm trong lực lượng lao động. Bên cạnh đó, 45% có chứng nhận PMP (chuyên gia quản lý dự án). Văn phòng quản lý dự án trung bình có chín nhân viên.

PMOS hoạt động theo nhu cầu và mục tiêu của tổ chức, vì vậy mỗi văn phòng quản lý dự án được cấu trúc khác nhau. Gần một nửa (49%) báo cáo PMOS trực tiếp cho các giám đốc điều hành cấp C.

Giám đốc PMO và người quản lý PMO

Khoảng 85% PMO có giám đốc PMO hoặc người quản lý PMO để giám sát các dự án trên toàn bộ tổ chức. Tại đây, Giám đốc hoặc Giám đốc PMO duy trì các phương pháp và tiêu chuẩn quản lý dự án, thiết lập cách tiếp cận của tổ chức đối với vòng đời đầy đủ của các dự án và quản lý phân phối và phân bổ tài nguyên cho tất cả các dự án.

Người quản lý dự án và chương trình

Các nhà quản lý dự án và chương trình đang ngày càng báo cáo cho Văn phòng Quản lý Dự án. Tỷ lệ người quản lý dự án báo cáo cho PMO tăng từ 42% vào năm 2012 lên 52% trong năm 2016. Ngoài ra, 29% các tổ chức cho biết 100% các nhà quản lý dự án của họ báo cáo với PMO.

Vai trò hỗ trợ

PMO thường bao gồm các vai trò hỗ trợ để hỗ trợ các nhà quản lý dự án và chương trình thu thập dữ liệu chính xác. Những vai trò này bao gồm:

• Lập lịch dự án
• Các nhà hoạch định dự án
• Bộ điều khiển dự án
• Nhân viên quản lý

Huấn luyện viên và huấn luyện viên PMO

Đào tạo đóng một vai trò lớn trong văn phòng quản lý dự án. Hơn một nửa (60%) PMO có chương trình đào tạo quản lý dự án (tăng từ 49% trong năm 2014). Trung bình, PMO cung cấp năm ngày đào tạo cho nhân viên của họ. PMOS hiệu suất cao đào tạo nhóm quản lý dự án trong các lĩnh vực sau:

• 79%: Đào tạo công cụ phần mềm quản lý dự án
• 76%: Cơ bản quản lý dự án
• 67%: Phát triển kỹ năng PM nâng cao
• 61%: Đào tạo lãnh đạo
• 48%: Đào tạo liên kết kinh doanh
• 48%: Chuẩn bị PMP
• 42%: Chứng chỉ PM
• 33%: Quản lý dự án Agile

Lợi ích của một PMO tốt

PMO thường được coi là một chi phí không cần thiết, nhưng chúng cung cấp giá trị khi được triển khai chính xác. Văn phòng quản lý dự án tạo ra giá trị bằng cách:

• Cung cấp các dự án theo ngân sách
• Tăng sự hài lòng của khách hàng
• Cải thiện năng suất
• Cải thiện sự liên kết của các dự án với mục tiêu của công ty
• Giảm số lượng dự án thất bại

Thử thách PMO

Mặc dù các lợi ích có thể rõ ràng, các quy trình PMO thường được xem là chi phí. Chứng tỏ giá trị gia tăng có thể khó khăn cho văn phòng quản lý dự án và các quy trình quản lý thay đổi mà họ tìm kiếm đôi khi được đáp ứng với sự kháng cự.

Để khắc phục những trở ngại này, PMO nên tập trung vào việc đo lường và báo cáo những lợi ích hàng đầu được nêu trong phần trước. Thể hiện tác động có thể định lượng qua năng suất, tiết kiệm chi phí, sự hài lòng của khách hàng và các KPI khác chứng minh giá trị của PMO và tăng niềm tin trong toàn tổ chức.

Cách quản lý dự án của bạn với mẫu PMO

Nếu bạn không chắc bắt đầu từ đâu với việc tạo văn phòng quản lý dự án từ đầu, sử dụng một mẫu để tự động hóa một số công việc liên quan có thể làm cho quá trình này rõ ràng hơn nhiều. Mẫu PMO cho phép bạn xem chính xác cách tổ chức danh mục đầu tư của bạn và tùy chỉnh nó theo tiêu chuẩn của riêng bạn.

Sử dụng một mẫu, như thế này được tìm thấy trong Wrike, giúp việc cấu trúc PMO của bạn dễ dàng. Mẫu của Wrike cung cấp cho PMO các công cụ họ cần để chạy trên mặt đất với mọi dự án mới, chẳng hạn như các mẫu yêu cầu, bảng điều khiển có thể tùy chỉnh để thông báo cho các bên liên quan, các mẫu dự án cho phương pháp ưa thích của bạn và giám sát nhật ký RAID để giữ rủi ro ở mức tối thiểu.

Tương lai của PMO

Sự phổ biến PMO đang tăng lên, mặc dù PMOS sẽ như thế nào trong tương lai là không chắc chắn. Các công nghệ mới nổi như máy thông minh, AI (trí tuệ nhân tạo) và Internet of Things (IoT) có thể loại bỏ nhiều vai trò của PMO và các chức năng hàng ngày.

“Các nhà lãnh đạo PMO phải đánh giá lại và có khả năng điều chỉnh năng lực, ngành học, số liệu và công cụ của họ để cho phép chuyển đổi doanh nghiệp trong kỷ nguyên kỹ thuật số”, theo báo cáo của Gartner. (Gartner, Primer chuyển đổi PMO cho năm 2018, Robert A. Handler, Joanne Kopcho, ngày 1 tháng 2 năm 2018). “PMO không thích nghi với khuôn mặt bị bồ câu vào quản lý chi phí hoặc lỗi thời.”

Văn phòng quản lý dự án có thể tiếp tục hiển thị giá trị khi đối mặt với sự thay đổi theo những cách sau:

• Xác định và sắp xếp với giá trị của tổ chức của họ tốt hơn. Nếu các tổ chức của họ tìm kiếm sự nhanh nhẹn nâng cao, PMO phải sẵn sàng thay đổi cách họ làm việc để phù hợp.
• Sử dụng số liệu và bảng điều khiển để chứng minh giá trị của các dự án và chương trình họ chạm vào, cũng như chính PMO
• Cân bằng sự cần thiết phải đổi mới với nhu cầu ổn định
• Không chỉ cung cấp chiến lược mà còn hiểu cách thực hiện trên nó
• Hiểu làm thế nào các công nghệ và hệ thống mới như AI và IoT sẽ ảnh hưởng đến cách công việc được thực hiện

Điểm mấu chốt cho Văn phòng Quản lý Dự án

PMO là một phần ngày càng cần thiết của một tổ chức thành công. Khi các công nghệ mới xuất hiện và các công ty tìm kiếm sự đổi mới, PMO phải phát triển để duy trì sự phù hợp và có giá trị.

Trong bối cảnh kinh doanh đang phát triển nhanh chóng này, PMOS cũng phải thích nghi với sự nhanh nhẹn. Giải pháp văn phòng quản lý dự án của Wrike trang bị cho các tính năng để lập kế hoạch chiến lược, quản lý Agile, tiêu chuẩn hóa quy trình kinh doanh, quản lý danh mục đầu tư, phân bổ tài nguyên và báo cáo. Giải pháp này có thể giúp thúc đẩy chuyển đổi kỹ thuật số trên toàn tổ chức của bạn bằng cách phá vỡ các silo và đảm bảo thực hiện trơn tru, nhất quán.

Bất kể nhóm PMO của bạn tập trung từ kế hoạch chiến lược và PPM để quản lý chương trình, hoặc M & A, bạn có thể tùy chỉnh các quy trình công việc và chọn các tính năng phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Bắt đầu với giải pháp của Wrike cho PMO và khám phá cách chúng tôi có thể giúp các thành viên trong nhóm của bạn đạt được kết quả lớn hơn.

Chia sẻ infographic của chúng tôi trên trang web của riêng bạn bằng mã nhúng này:

PMO là gì và PMO có nghĩa là gì?

Bạn có thể tự hỏi PMO là gì? Vâng, PMO là từ viết tắt của Văn phòng Quản lý Dự án. Trong bất kỳ tổ chức nào, PMO là bộ phận chịu trách nhiệm cải thiện quản lý dự án bằng cách cải thiện hiệu quả.

PMO tạo và duy trì các tài liệu, theo dõi tiến trình và cung cấp giáo dục về các vấn đề về một dự án. Văn phòng quản lý dự án cũng được giao nhiệm vụ báo cáo hiệu suất dự án cho các bên liên quan và quản lý cấp trên, ưu tiên các hoạt động, lập kế hoạch dự án và đảm bảo tất cả các dự án phù hợp với các mục tiêu của tổ chức.

Các tổ chức đầu tư vào nhiều dự án phụ thuộc vào PMO để quản lý công việc và chiến lược. Trong trường hợp này, các phương pháp và quy trình thiết bị PMOS để hoàn thành thực tế của mọi dự án. Tóm lại;

• PMO là một phần của bộ phận nghiên cứu và phát triển được giao nhiệm vụ quản lý các dự án của công ty.
• Hầu như mọi bộ phận đều có PMO để đảm bảo hoàn thành thành công các dự án của bộ phận.
• Một tổ chức có thể có một PMO chiến lược ở cấp quản lý hàng đầu. PMO này có trách nhiệm rộng hơn bất kỳ PMO nào khác trong công ty.

Vai trò của PMO là gì?

Một PMO có thể được mô tả như một cơ quan quản lý nội bộ được sử dụng để chuẩn hóa việc thực hiện dự án để tăng cường hiệu quả và năng suất trong một tổ chức. Một văn phòng quản lý dự án hướng dẫn các nhóm và phát triển các số liệu hiệu suất có thể được sử dụng để đánh giá dự án. Vai trò của PMO trong mọi tổ chức có thể khác nhau. Tuy nhiên, trách nhiệm tổng thể bao gồm:

Quản lý nguồn tài nguyên: Văn phòng quản lý dự án quản lý và phân bổ nguồn lực của công ty qua các hoạt động và dự án khác nhau. Điều này thường được thực hiện dựa trên các ưu tiên của tổ chức và ngân sách.

Lập kế hoạch và quản trị: Một PMO có thể được giao nhiệm vụ chọn các dự án đầu tư hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức, phác thảo các tiêu chí cho mọi dự án và tư vấn cho ban quản lý về dự án ROI ROI. Theo đó, PMO đảm bảo ban quản lý đưa ra quyết định đúng đắn dựa trên thông tin chính xác.

Văn hóa tổ chức: Một PMO có thể được sử dụng để thiết lập văn hóa dự án bằng cách giao tiếp và đào tạo nhân viên về các phương pháp và thực tiễn tốt nhất. Điều này nâng cao văn hóa tổ chức.

Tính minh bạch: Một PMO cung cấp thông tin chính xác và liên quan về các dự án để hỗ trợ việc ra quyết định của tổ chức. Bằng cách đó, PMO đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm.

Ủng hộ: PMO thường được tạo ra để tạo điều kiện thực hiện dự án. Điều này chủ yếu được thực hiện bằng cách giúp các nhóm dự án, tạo điều kiện thực hiện hiệu quả các chiến lược, đào tạo nhân viên và tiến độ giám sát.

PMO có nghĩa là gì?

Như đã đề cập trước đó định nghĩa theo nghĩa đen của PMO – là văn phòng quản lý dự án. Trong bất kỳ tổ chức kinh doanh nào, họ là bộ phận xử lý tất cả các khía cạnh của quy trình quản lý dự án chính thức và đảm bảo rằng vòng đời dự án được theo dõi từ đầu đến cuối để có thể được tối ưu hóa tốt nhất. Một PMO rất quan trọng cho sự thành công của việc cải thiện chu kỳ dự án và giúp các doanh nghiệp mở rộng quy mô hiệu quả.

Hiểu được PMO có nghĩa là gì rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và các công ty khởi nghiệp vì những gì được đo lường có xu hướng được cải thiện cho dù đó là chạy nước rút, các dự án tiếp thị hoặc các giai đoạn thiết kế đo lường kết quả thành công và theo dõi KPI thông qua quy trình PMO lành mạnh có thể công ty đạt đến điểm cuối mong muốn.

Các loại PMO

PMOS khác nhau trong mọi bộ phận và tổ chức. Theo đó, họ thực hiện các nhiệm vụ khác nhau và thực hiện vai trò của họ theo những cách độc đáo. Thông thường, PMO được phân loại là:

1. Kiểm soát PMO

Loại văn phòng quản lý dự án này hoạt động hiệu quả bằng cách đánh giá ứng dụng và sử dụng các quy trình, phương pháp, công cụ và tiêu chuẩn khác nhau. PMO cũng có thể kiểm soát cách áp dụng các chiến lược bằng cách phác thảo hướng dẫn hoàn thành công việc.

2. PMO hỗ trợ

Loại PMO này hỗ trợ các dự án phát triển và các hoạt động của công ty. Điều này được thực hiện bằng cách thu thập thông tin dự án, phác thảo các thực tiễn tốt nhất, đào tạo nhân viên và tư vấn cho ban quản lý hàng đầu. Một PMO hỗ trợ không thực hiện kiểm soát các dự án và hoạt động.

3. Chỉ thị PMO

PMO này kiểm soát phần quan trọng nhất của các dự án trong một công ty. PMO cung cấp các chỉ thị về tất cả các khía cạnh của dự án và đánh giá hiệu suất theo thời gian.

Tại sao bạn cần một PMO?

Dựa trên nghiên cứu và kết quả, một tổ chức có thể yêu cầu PMO cho nhiều mục đích. Dưới đây là một số lý do tại sao công ty của bạn có thể cần một PMO:

• Tổ chức muốn quản lý nhiều dự án và hoạt động
• Để phối hợp và phân bổ tài nguyên cho phù hợp
• Để nhận thông tin chính xác giúp đưa ra quyết định hợp lý
• Khi tổ chức cần đầu tư vào nhiều dự án vào các bộ phận khác nhau
• Khi có nhu cầu đưa ra quyết định nhanh chóng trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng
• Để hợp lý hóa chi phí
• Khi công ty có một hệ thống báo cáo rộng lớn và áp đảo
• Khi có nhu cầu ưu tiên các dự án dựa trên lợi tức đầu tư (ROI) của họ

Một PMO có hiệu quả nhất khi nó được tìm thấy ở cấp độ cao nhất của tổ chức. Điều này có nghĩa là có một PMO chiến lược tại Echelon điều hành để ra quyết định tốt hơn. Một thiết lập như vậy đảm bảo giao tiếp hiệu quả các mục tiêu tổ chức để sắp xếp các dự án với nhu cầu của những người ra quyết định chính.

Một PMO chiến lược ở cấp điều hành cho phép các quy trình, vai trò và công cụ thực hiện, như được thiết kế từ trên và truyền đạt cho mọi nhóm. Mỗi thành viên trong nhóm làm việc trong một dự án phải được đưa ra để tăng tốc độ cần thiết và các phương pháp.

Điều gì tạo nên một PMO hiệu quả?

Một PMO hiệu quả là rất cần thiết trong việc đảm bảo thực hiện và thực hiện thành công các dự án. PMO hoạt động hàng đầu thường cung cấp các hướng dẫn tốt hơn để hoàn thành dự án. Điều này có nghĩa là quản lý thời hạn, đáp ứng các yêu cầu và giới hạn ngân sách, và đảm bảo công việc chất lượng cao sau khi hoàn thành. Nói cách khác, PMO hiệu quả nhất thực hiện nhiệm vụ của mình một cách toàn diện để mang lại kết quả tốt hơn vào cuối ngày.

Một PMO hiệu quả phải:

• Xác định phạm vi và mục tiêu dự án rõ ràng
• Ước tính chi phí dự án
• Cấu thành các thành viên trong nhóm đủ điều kiện
• Làm việc dễ dàng với các nhà cung cấp
• Đánh giá các dự án trước, trong và sau khi thực hiện
• Ưu tiên các dự án trở lại cao
• Hợp tác với các bộ phận liên quan

Một PMO hiệu quả là một cog quan trọng trong thành công của tổ chức.

Thiết lập PMO

Biết PMO là gì có thể không đủ nếu bạn không biết cách thiết lập nó đúng cách. Thiết lập PMO nên dựa trên các quyết định khéo léo và được coi là một dự án tổ chức khác. Với ý nghĩ đó, dòng chảy quá trình sẽ đi qua ba giai đoạn; Phân tích tình huống, ứng phó với tình hình và thực hiện.

Bạn cần một nhóm có kinh nghiệm trong quản lý thay đổi . Ngoài ra, quy trình đòi hỏi một cá nhân có sự hiểu biết toàn diện về tổ chức, văn hóa và các mục tiêu của nó. Ngoài ra, bạn có thể phải làm việc với các nhà lãnh đạo bộ phận khi thiết lập PMO. Sự bao gồm này giúp quản lý sức đề kháng và tăng cường sự hợp tác.

Phân tích tình huống

Bước đầu tiên liên quan đến việc phân tích tình hình hiện tại tại tổ chức và toàn bộ môi trường kinh doanh. Bạn có thể muốn đánh giá các quy trình, phương pháp, công cụ và hoạt động để xác định những thiếu sót. Don chỉ nghĩ về việc liệu một cái gì đó có hoạt động hay không. Xem xét nếu có các tùy chọn tốt hơn hoặc các công cụ tốt hơn sẽ cắt giảm khối lượng công việc hoặc làm cho mọi thứ hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể phải đánh giá các dự án trong tổ chức.

Với thông tin từ phân tích, bạn có thể đưa ra một chiến lược quản lý dự án sẽ cải thiện hệ thống. Tuy nhiên, bạn cần được chi tiết trong phân tích của mình để đảm bảo bạn nắm bắt mọi ý tưởng.

Phân tích tình huống hoàn chỉnh sẽ giúp đặt ra các mục tiêu dự án phù hợp với các mục tiêu của công ty. Điều này là có thể nếu bạn bao gồm tất cả các bên liên quan trong đánh giá của bạn.

Trả lời tình hình – PMO có nghĩa là gì?

Sau khi phân tích tình hình, bạn cần tạo ra một kế hoạch đáp ứng những phát hiện của bạn. Bước đầu tiên ở đây là xác định mục tiêu và trách nhiệm. Bạn muốn PMO đóng vai trò gì? Làm thế nào nó có thể đáp ứng với những thiếu sót mà bạn đã xác định được?

Đây là cách bạn có thể điều chỉnh PMO để phục vụ mục đích của nó:

• Đào tạo nhân viên cho dự án đã xác định
• Hỗ trợ các hoạt động và quy trình liên quan đến dự án
• Ưu tiên các thực tiễn tốt nhất dựa trên phân tích lợi ích chi phí
• Tích hợp các công cụ PMO

Ý tưởng tốt nhất là bắt đầu nhỏ và tránh làm quá tải PMO từ khi bắt đầu. Bạn có thể muốn tuân thủ một trách nhiệm duy nhất để cải thiện năng suất. Ngoài ra, bạn nên liên lạc với các bên liên quan để hạn chế các yêu cầu của họ và sắp xếp chúng với các dự án và mục tiêu đang diễn ra.

Một PMO có thể được xem là sự phát triển mới trong tổ chức. Điều này có nghĩa là nó cần thời gian để trở thành phổ biến. Ngoài ra, mong đợi một đường cong học tập dốc và giúp nhân viên thích nghi phù hợp.

Việc thực hiện PMO

Mọi dự án đều yêu cầu triển khai dự án chu đáo. Bạn cần phải thực hiện một bước tại một thời điểm trong khi đưa vào cơ sở hạ tầng cần thiết để xem qua. Trong giai đoạn này, trọng tâm của bạn nên là quản lý thay đổi và giúp nhân viên thích nghi với bình thường mới.

Giai đoạn này đòi hỏi giao tiếp hiệu quả ở tất cả các cấp độ để giúp mọi người tăng tốc. Xem xét các nền tảng tối đa hóa sự tham gia và giúp phổ biến thông tin một cách hiệu quả. Chẳng hạn, liên lạc với các nhân viên về dự án, nhóm dự án để xem qua, trưởng nhóm và lợi ích của nó.

Khi giai đoạn thực hiện trên tất cả các hệ thống, bạn cần một số liệu hiệu suất để đánh giá thành công. Chẳng hạn, bạn sẽ cần cách xác định tiến trình sau mỗi giai đoạn. Làm thế nào để bạn có ý định đo lường hiệu suất? Điều gì sẽ là các chỉ số hiệu suất chính?

Đây là nơi bạn cần thiết lập các tiêu chuẩn và khung thời gian. Mỗi thời hạn đáp ứng hoặc bỏ lỡ phải được tính đến và giải thích để giúp cải thiện thực thi tổng thể.

Cải thiện hiệu quả PMO của bạn

Chúng tôi đã đề cập đến cách một tổ chức PMO định nghĩa các tiêu chuẩn mà các dự án được lên kế hoạch, thực hiện và đo lường, các chủ đề và kết quả phổ biến của các dự án của bạn có thể được rút ra và liên quan đến phương pháp PMO của bạn.

Ví dụ: nếu một trong các dự án của bạn kết thúc quá ngân sách, việc đánh giá thực tế về dự án đó sẽ được thực hiện khi kết thúc để cố gắng xác định lý do tại sao. Nếu _Every_ dự án kết thúc đáng kể so với ngân sách, điều này có thể chỉ ra rằng phương pháp được sử dụng để dự đoán chi phí dự án về cơ bản là thiếu sót, do đó yêu cầu PMO của bạn để đánh giá các công cụ dự đoán và tính toán của họ tại nguồn.

Một phần vai trò của PMO là cung cấp tiêu chuẩn hóa để các biến được kiểm soát trên tất cả các dự án. Nếu các vấn đề về các dự án riêng lẻ có thể được quy cho các khuyến nghị hoặc hướng dẫn của PMO, thì việc khắc phục các vấn đề này tại nguồn sẽ khắc phục chúng trong các dự án trong tương lai trên toàn tổ chức của bạn.

Suy nghĩ cuối cùng về cách thiết lập thành công PMO

Bây giờ bạn biết thêm về PMO trong quản lý dự án và cách bạn có thể sử dụng nó để cải thiện hiệu suất dự án. Ngoài ra, bạn có kiến ​​thức tốt hơn về tầm quan trọng của PMO trong mọi tổ chức và điều gì tạo nên một PMO hiệu quả.

Thông tin này sẽ giúp bạn cải thiện tổ chức của mình bằng cách hiểu rõ một PMO có nghĩa là gì, làm thế nào để thiết lập một PMO và làm thế nào để một tổ chức thực hiện thành công PMO theo thời trang mở rộng và lành mạnh.

PMO có nghĩa là gì? Mọi thứ bạn cần biết về PMO

Tất cả chúng ta đều muốn làm việc trong một nhóm với những người giỏi nhất trong số những người giỏi nhất. Thật không may, có một đội ngũ tài năng là không đủ để có một doanh nghiệp thành công. Tài năng cá nhân của họ sẽ bị lãng phí nếu họ không hoạt động như một cỗ máy được bôi dầu tốt. Thất bại sắp xảy ra mà không cần giao tiếp, thời gian và quản lý dự án.

Nếu bạn đang gặp những vấn đề này và bạn mong muốn hiệu quả, PMO có thể là điều mà doanh nghiệp của bạn cần. Hãy để chúng tôi dạy bạn PMO nghĩa.

Từ viết tắt PMO có nghĩa là gì?

Có nhiều lý do một dự án có thể thất bại, đặc biệt là ở các công ty lớn. Văn phòng quản lý dự án (PMO) bao gồm các chuyên gia có chuyên môn trong việc quản lý các dự án và giúp họ thành công. Chúng có thể là các nhóm bên trong hoặc bên ngoài, điều đó có nghĩa là chúng có thể được chọn từ công ty của bạn hoặc bạn có thể thuê các chuyên gia. Dù bằng cách nào, nếu bạn gặp rắc rối với dự án của mình, đó là nơi để đi.

Sự nổi tiếng của họ đã tăng lên kể từ những năm 2000 vì một lý do. Nhóm này chiến lược hành động tốt nhất cho các dự án. Sau đó, họ cho thấy cách các nhóm có thể áp dụng điều này vào các tác phẩm của họ với hiệu quả tối đa. Với các kỹ thuật lập lịch của họ. Thiếu thời hạn và không biết khi nào nên bắt đầu một dự án trở thành quá khứ. Nó được chỉ ra rằng việc có một văn phòng dành riêng cho quản lý dự án có thể tăng tỷ lệ thành công của các dự án.

Tối ưu hóa là chìa khóa trong PMO, Họ ở đây để đảm bảo mọi thứ đang đi đúng hướng. Đội ngũ chuyên gia này để mắt đến mọi thành viên, dự án và số liệu. Với nghiên cứu và phân tích sâu rộng, họ tìm ra những gì có thể khiến dự án của bạn thất bại. Xác định chính xác vấn đề sớm về việc giữ cho nhóm đi đúng hướng.

3 loại PMO là gì?

PMO không phải là một kích thước phù hợp với tất cả. Mọi công ty có thể có những nhu cầu và kỳ vọng khác nhau từ Văn phòng Quản lý Dự án. Vì những thiếu sót của họ có thể khác nhau từ kinh doanh đến kinh doanh. Ngay cả các đội từ cùng một công ty cũng có thể gặp khó khăn khi hoàn thành các dự án của họ vì những lý do khác nhau. Điều này dẫn đến việc tạo ra ba loại PMO là hỗ trợ, chỉ thị và kiểm soát.

1. PMO hỗ trợ: Họ là một bàn tay hữu ích trong những lúc cần thiết. Điều này không nghiêm ngặt như những người khác, một hỗ trợ PMO cho phép các thành viên trong nhóm quyết định xem họ có cần giúp đỡ hay không. Họ không thể thực thi các quy tắc nhưng hỗ trợ họ với các công cụ và tư vấn.
2. Chỉ thị PMO: Văn phòng quản lý dự án nắm quyền kiểm soát hoàn toàn các dự án của bạn. Mọi thứ phải được thực hiện theo quy tắc của họ. Không có sự linh hoạt, không giống như PMO hỗ trợ.
3. Kiểm soát PMO: Hãy nghĩ về điều này như là tốt nhất của cả hai thế giới. PMO ở đây để giúp đỡ và xác định các quy tắc cơ bản. Họ giúp với các công cụ và đào tạo cần thiết, nhưng bạn vẫn có một số tự do khi thực hiện dự án.

Cách chọn loại PMO tốt nhất cho bạn?

Bây giờ bạn đã biết về các loại khác nhau của PMO Đã đến lúc chọn cái phù hợp nhất. Hãy suy nghĩ về nhu cầu của công việc của bạn, đó là một công việc của chính phủ đòi hỏi sự chăm sóc tối đa hay là một công ty nhỏ nơi tự do được coi trọng? Kiểm soát PMO là phổ biến nhất trong số này, đó là phương tiện hạnh phúc với sự linh hoạt, nhưng bạn biết họ có lưng của bạn. Nếu bạn đang làm việc cho một công ty nhỏ hơn là một công ty hỗ trợ PMO có thể là tốt nhất cho bạn, nhưng một nơi nghiêm ngặt hơn như văn phòng chính phủ có thể thích một loại chỉ thị.

Trách nhiệm của PMO là gì?

Văn phòng quản lý dự án là hướng dẫn của bạn để làm việc hiệu quả. Nhiệm vụ chính của họ là loại bỏ sự lãng phí thời gian, tiền bạc và quan trọng nhất là những nỗ lực của bạn. Với sự giúp đỡ của họ, bạn tập trung vào công việc của mình và không lo lắng về nguy cơ thất bại trong một dự án. Nhưng làm thế nào để họ làm những điều này? Dưới đây là danh sách những điều họ làm để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn:

• Tối ưu hóa quản lý dự án cho lợi ích của nhóm
• Làm cho lựa chọn dự án dễ dàng hơn
• Giảm căng thẳng đến từ thời hạn và thất bại dự án
• Quản lý các rủi ro
• Theo dõi tài chính và đảm bảo không có dự án nào vượt quá ngân sách
• Theo dõi những gì các thành viên trong nhóm đang làm
• Đảm bảo không có thông tin sai lệch nào có thể dẫn đến các biến chứng
• Giữ tài liệu và báo cáo về các dự án
• Cung cấp một lịch sử dự án
• Theo dõi những gì có lợi cho nhóm và những gì không
• Xem lại dự án và đưa ra phản hồi

Nói tóm lại, họ thực hiện việc nâng nặng, vì vậy tất cả các nhóm của bạn phải làm là tập trung vào việc hoàn thành dự án. Năng suất đang tăng lên trong khi mọi thứ đang được kiểm tra. Không còn ở trên chi tiết. PMO có lưng của bạn.

Vai trò của nhóm PMO là gì?

Vai trò của một PMO (Văn phòng quản lý dự án) Nhóm phải hỗ trợ và tối ưu hóa các hoạt động quản lý dự án trong một tổ chức. Các PMO Nhóm cung cấp hướng dẫn, tài nguyên và thực tiễn tốt nhất cho các nhà quản lý và nhóm dự án, giúp đảm bảo rằng các dự án được thực hiện hiệu quả, hiệu quả và phù hợp với các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức.

Cụ thể, PMO Nhóm có thể chịu trách nhiệm:

1. Phát triển và thực hiện các chính sách, quy trình và phương pháp quản lý dự án được liên kết với các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức.
2. Cung cấp đào tạo, huấn luyện và hỗ trợ cho các nhà quản lý dự án và các nhóm, giúp đảm bảo rằng họ có các kỹ năng và kiến ​​thức cần thiết để cung cấp các dự án thành công.
3. Giám sát tiến độ dự án và cung cấp báo cáo thường xuyên cho quản lý cấp cao, các bên liên quan và các nhóm dự án.
4. Xác định và quản lý các rủi ro, vấn đề và sự phụ thuộc của dự án, và phát triển các kế hoạch giảm thiểu khi cần thiết.
5. Tạo điều kiện giao tiếp và hợp tác giữa các bên liên quan của dự án, bao gồm các nhà quản lý dự án, thành viên nhóm, nhà tài trợ và đối tác bên ngoài.
6. Quản lý ngân sách và tài nguyên dự án, đảm bảo rằng các dự án được giao đúng thời gian, ngân sách và sự hài lòng của các bên liên quan.
7. Hỗ trợ phát triển và bảo trì danh mục đầu tư dự án, bao gồm ưu tiên dự án, phân bổ tài nguyên và báo cáo danh mục đầu tư.

Nhìn chung, vai trò của PMO Nhóm phải cung cấp sự lãnh đạo tập trung, hướng dẫn và hỗ trợ cho các hoạt động quản lý dự án trong một tổ chức, giúp đảm bảo rằng các dự án được phân phối thành công và phù hợp với các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức.

PMO có phải là một công việc quản trị viên?

Trên thực tế, a PMO (Văn phòng quản lý dự án) có nhiều việc phải làm hơn là chỉ xử lý các thủ tục giấy tờ. Các PMO Thực hiện các nhiệm vụ hành chính liên quan đến quản lý dự án, chẳng hạn như tạo báo cáo trạng thái dự án và quản lý tài liệu dự án, nhưng nó cũng đóng vai trò chiến lược trong nỗ lực của một tổ chức để hỗ trợ và thúc đẩy các quy trình quản lý dự án của mình.

Với sự nhấn mạnh vào việc hoàn thành các mục tiêu, thời gian biểu và ngân sách của dự án, PMO là điều cần thiết để đảm bảo rằng các dự án được thực hiện thành công và hiệu quả. Xác định và kiểm soát rủi ro dự án, thực hiện các kỹ thuật quản lý dự án thống nhất trong toàn công ty và xây dựng văn hóa cải tiến liên tục là một phần của điều này. Nó cũng bao gồm hỗ trợ và hướng dẫn các nhà quản lý dự án và các nhóm.

Kết quả là PMO là một phần thiết yếu của quản lý dự án hiệu quả bên trong một công ty, thay vì chỉ là một vị trí hành chính.

PMO có phải là một công việc khó khăn?

Sau khi đọc mọi thứ để biết về PMO, Nó có thể bắt đầu nghe như một lựa chọn công việc rất thú vị. Khi nói đến câu hỏi liệu có hay không PMO là một công việc khó khăn, chúng tôi không thể đưa ra câu trả lời cho điều đó. Nó phụ thuộc vào bộ kỹ năng của bạn, khả năng giải quyết vấn đề và công ty bạn đang nghĩ đến việc làm việc với. Nó có nhiều yếu tố bạn phải ghi nhớ. Các loại khác nhau của PMO sẽ có những kỳ vọng khác nhau từ bạn. Nếu bạn đang nghĩ rằng bạn sẽ phát triển mạnh trong một công việc như một người hỗ trợ PMO Nhưng là một chỉ thị PMO không phù hợp với bạn, bạn có thể muốn xem xét quyết định của mình. Công việc này có thể gây căng thẳng do bản chất của mọi nhiệm vụ tùy thuộc vào bạn. Có, bạn sẽ giảm căng thẳng cho bất kỳ nhóm nào đang làm việc với công ty đó nhưng bây giờ bạn sẽ chịu trách nhiệm cho mọi thứ.

Nếu bạn đã đưa ra quyết định của mình theo con đường sự nghiệp này, chúng tôi khuyên bạn nên giáo dục đúng đắn về việc trở thành một phần của PMO. Bạn có thể nhận các khóa học cần thiết trên Internet, Google cung cấp chứng chỉ quản lý dự án chuyên nghiệp miễn phí.

Ai cần một PMO?

Công ty của bạn có khó khăn trong thời hạn không? Giao tiếp có tệ đến mức không có gì được thực hiện không? Không ai biết sử dụng công cụ nào để quản lý dự án? Nếu câu trả lời của bạn là có, PMO Có thể là thứ bạn cần.

Đặc biệt các công ty lớn có rất nhiều nhiệm vụ trong tay đến nỗi họ trở nên phổ biến khi họ có sự pha trộn và thông tin sai lệch. Thật khó để giữ liên lạc với mọi bộ phận khác nhau. Văn phòng quản lý dự án nội bộ hoặc bên ngoài có thể giúp bạn đặt các nhóm của mình theo hàng. Nó giữ năng suất cao và chi phí thấp. Bạn sẽ thấy những lợi ích khi sự hài lòng của khách hàng tăng.

Tất nhiên, một số công ty hài lòng với cách họ làm công việc của mình. Vì vậy, a PMO Có thể không phù hợp với họ vì một nhóm các nhà quản lý dự án thay đổi hệ thống của họ có thể dẫn đến giảm tinh thần và hiệu suất.

PMO – Dự án quản lý văn phòng

Theo nghiên cứu của PM giải pháp rằng năm 2016, 85% các công ty đã làm việc PMO Trong khi con số này là 48% trong năm 2000. Vậy tại sao nó lại trở nên phổ biến như vậy? Khi dữ liệu được so sánh với các năm trước, tốc độ hoàn thành năng suất và nhiệm vụ đã tăng lên trong các công ty bắt đầu làm việc PMO. Vì thời hạn không còn bị bỏ lỡ nữa và mọi thứ rất hiệu quả, lợi nhuận tăng lên. Điều này làm cho cả hai đội và khách hàng hạnh phúc.

Nếu nhóm của bạn gặp rắc rối với việc lên lịch dự án, các vấn đề về thông tin sai lệch và ngân sách, hãy ghi nhớ thông tin này về các văn phòng quản lý dự án.

Quản lý các dự án của bạn với Beforesunset

Quản lý dự án được hưởng lợi rất nhiều từ Beforesunset. Bạn có thể lập kế hoạch, quản lý và giám sát sự phát triển của dự án của bạn với sự trợ giúp của Beforesunset, cuối cùng sẽ tăng năng suất và hiệu quả. Bạn có thể chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn và gán chúng cho các thành viên trong nhóm với ngày đến hạn sử dụng các công nghệ quản lý nhiệm vụ. Điều này đảm bảo rằng mọi người đang làm việc hướng tới cùng một mục tiêu và các nhiệm vụ được hoàn thành theo lịch trình. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi thời gian dành cho mỗi công việc, theo dõi tiến trình của bạn và thực hiện bất kỳ sửa đổi nào bằng cách sử dụng Beforesunset.

Bạn còn chờ gì nữa? Hãy thử Beforesunset ngay hôm nay!

Dưới đây là danh sách hơn 100 công cụ năng suất